Humakin kirjaston asiakasrekisterin tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä

  • Suomen Humanistinen Ammattikorkeakoulu Oy (Humak)
  • Ilkantie 4, 00400 Helsinki
  • Puh. 020 7621 390
  • www.humak.fi
  • Sähköpostiosoitteet: etunimi.sukunimi@humak.fi

Rekisterinpitäjän yhteystaho

  • Humakin kirjasto
  • kirjasto@humak.fi

Rekisterinpitäjän yhteystaho antaa rekisteristä tarkempia tietoja rekisteröidylle ja rekisteröity voi osoittaa taholle esimerkiksi virheoikaisua ja tarkastusoikeuden käyttämistä koskevat pyynnöt

Rekisteriasioista vastaava

  • Noora Ahti, Opiskelijapalvelujen päällikkö

Rekisterinpitäjän vastuuhenkilö toimii kirjaston asiakasrekisterin omistajana.

Tietosuojavastaava

  • Ari Savander, Tietohallintopäällikkö

Henkilötietojen käsittelijät

  • Kirjastojärjestelmän palvelimen ylläpitäjä:
  • CSC – Tieteen tietotekniikan keskus Oy
  • Keilaranta 14, 02101 Espoo
  • tietosuoja@csc.fi
  • Kirjastojärjestelmän ylläpitäjä:
  • Turun AMK:n kirjasto- ja tietopalvelut
  • Lemminkäisenkatu 30, 20520 Turku
  • kirjasto@turkuamk.fi

Henkilötietojen käsittelijät käsittelevät Humakin kirjaston asiakastietoja rekisterinpitäjän lukuun. Tietojen käsittelystä on sovittu sopimuksella.

Rekisterin nimi

Humanistisen ammattikorkeakoulun kirjaston asiakasrekisteri

Rekisterin käyttötarkoitus

Humanistisen ammattikorkeakoulun kirjaston käyttäjien asiakastietojen ylläpito lainauksen ja asiakassuhteen hoitamista varten. Lainaustoiminnasta kerätään tilastotietoja, jotka eivät sisällä henkilötason tietoja.

Rekisterin pitämisen peruste

Rekisterin pitäminen perustuu ammattikorkeakoulua koskevaan lainsäädäntöön ja henkilötietolakiin (8§)

Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennetaan seuraavat tiedot rekisteröidystä:

  • nimi
  • henkilötunnus
  • kotiosoite
  • sähköpostiosoite
  • puhelinnumero
  • kirjastokortin numero
  • asiakas- ja tilastoryhmät
  • kirjastokortin antopäivämäärä
  • PIN-koodi itsepalvelua varten
  • voimassa olevat lainat
  • varaukset
  • maksut ja lainakiellot

Rekisterin tietojen säilyttäminen

Tiedot säilytetään asiakassuhteen voimassaolon ajan ja kolme vuotta viimeisen lainatapahtuman jälkeen. Tietoja tuhotaan järjestelmästä kerran vuodessa. Tietoja voidaan myös poistaa asiakkaan omasta pyynnöstä.

Rekisterin tiedonlähteet

  • Rekisteröidyn ilmoittamat tiedot
  • Humanistisen ammattikorkeakoulun ja Humakin kirjastojärjestelmää käyttävien muiden oppilaitosten opiskelijahallinnon tietojärjestelmän tiedot, mikäli opiskelija on antanut luvan tietojen siirtoon.
  • Kirjaston henkilöstöllä on myös oikeus tarkistaa osoitetiedot opiskelijatietojärjestelmästä tai väestötietojärjestelmästä

Asiakkaan vastuulla on omien asiakastietojen ajantasaisuudesta ilmoittaminen.

Rekisterin tietojen luovuttaminen

Kirjaston asiakasrekisterin tietoja ei luovuteta ilman asiakkaan suostumusta Humakin kirjaston tai samaa järjestelmää käyttävien yhteistyökirjastojen (Alkio-opiston, Kiljavan Opiston, Kuurojen liiton, Paasikivi-Opiston ja Pohjois-Savon opistojen kirjastot) ulkopuolelle.

Asiakkaan erillisellä suostumuksella asiakkaan nimitiedot, kirjastokorttitiedot ja yhteystiedot siirtyvät Humak Finna -palvelun rekisteriin, kun asiakas kirjautuu palveluun. Humak Finnan rekisteriseloste on luettavissa täällä.

Tietoja siirtyy ilmoituskirjeohjelma NotesHandleriin automaattisesti kun kirjastojärjestelmä muodostaa asiakkaalle ilmoituksen varauksesta tai erääntyvästä lainasta.

Humakin kirjastossa on käytössä lainauksen apuvälineenä WhatsApp, jonka avulla kirjastoon rekisteröityneet asiakkaat voivat halutessaan lainata kirjaston painettua aineistoa. Lainauksessa asiakas lähettää kirjastolle tiedot lainattavasta aineistosta ja nimensä. Asiakas voi itse valita, käyttääkö WhatsAppia lainaukseen.

Kirjaston aineiston käyttöä ja asiakkuuksia koskevia tilastokoosteita kerätään vuosittain kirjaston omaan käyttöön ja valtakunnalliseen yhteistilastoon. Tilastoaineisto ei sisällä yksilöitäviä henkilötietoja.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Elektronisessa muodossa oleva aineisto

Asiakasrekisterin tietoja säilytetään elektronisessa muodossa sekä suojataan salasanalla. Tiedot sijaitsevat Tieteen tietotekniikan keskuksen (CSC Oy) palvelimella Espoossa. Tietoihin pääsevät henkilökohtaisilla tunnuksilla käsiksi vain nimetyt henkilöt. Tietoturvataso on määritelty standardein ja järjestelmän suojaamisesta sekä tietoturvasta on huolehdittu.

Kirjaston asiakasrekisteri on kirjaston henkilöstön käytettävissä työtehtävien edellyttämässä laajuudessa. Humakissa järjestelmän käyttöä valvoo rekisteriasioista vastaava.

Kirjastojärjestelmän ylläpitäjä voi ottaa rekisteristä listoja, jotka sisältävät asiakkaan nimen ja tiedot palauttamattomista lainoista. Tällaiset listat siirretään suojatulla sähköpostilla ja säilytetään kirjaston työntekijän suojatulla verkkolevyllä, jonne pääsy vaatii kirjautumisen ja on rajoitettu vain kyseiselle työntekijälle. Listat tuhotaan välittömästi palauttamattomien lainojen karhuamisen jälkeen.

Manuaalinen aineisto

Humakin kirjastoissa on käytössä paperisia lainauslomakkeita sekä asiakastietolomakkeita. Lomakkeita varten kirjastoissa on lukolliset postilaatikot. Paperisten lomakkeiden tiedot siirretään mahdollisimman pian elektroniseen muotoon kirjastojärjestelmään, jonka jälkeen paperiset lomakkeet tuhotaan tietosuojaroskakoriin tai silppuriin.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröity voi itse tarkastaa osan kirjaston asiakasrekisteriin tallennetuista tiedoistaan Humak Finna -palvelussa. Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa itseään koskevat tiedot, oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua, ja oikeus saada tietonsa poistetuksi rekisteristä, mikäli hän on palauttanut kirjastosta lainaamansa aineiston ja haluaa luopua lainausoikeudestaan. Asiaa koskevat pyynnöt osoitetaan Humakin rekisterinpitäjän yhteystaholle eli Humakin kirjastolle.